Внутренний Контроль - Почему и Как
Много розничных продавцов не имеют хороших внутренних средств управления в месте и помещают немного важности в них. Они заинтересованы в закупке и продаже товаров и не придают достаточно значения удостоверению, что продажи зарегистрированы, деньги входят в банк, счета оплачены только однажды, и сообщения об инвентаре правильны.
Почему Вы должны заинтересоваться установлением и поддержанием звуковых внутренних средств управления? Хорошая внутренняя помощь средств управления гарантирует точность, законченность и законность информации. Они помогают предотвратить любого от преднамеренной подделки в информацию и также помочь, предотвращают непорядочность служащего. Внутренние средства управления делают это, встраивая чеки и балансы в Ваши процедуры и рекордную систему хранения.
Что случается, когда внутренние средства управления недостают? Следующее - несколько примеров фактических инцидентов, где мы были призваны розничными продавцами после того, как они обнаружили возникновения внутреннего воровства.
Менеджер магазина, который "передавал" товары от одного магазина до другого. Фактически, он отклонял товары для его собственного использования.
Бухгалтер, который "приспособил" ее собственный кредит по открытому счету, таким образом она получала свои свободные товары.
Продавец, который обработал наличные возмещения, используя фиктивные названия и присвоил деньги.
Кассир, который разрушил билеты продаж за наличные и присвоил наличные деньги.
Бухгалтер, который использовал чеки компании, чтобы заплатить ее личные счета.
Клерк получения, который помог себе к новым товарам, которые были получены.
Вышеупомянутые примеры привели к потерям этим розничным продавцам в пределах от нескольких тысяч долларов к пятидесяти тысячам долларов. Во всех этих случаях, хороших, звуковые внутренние средства управления или недоставали или не проводили в жизнь.
Вышеупомянутые примеры подчеркнули внутреннее воровство; однако, нехватка звуковых, хорошо принужденных внутренних средств управления может также привести к другим проблемам для розничного продавца. Например, без них следующее может произойти:
Продавец выставляет счет заплаченный дважды. Это не только уменьшает наличные деньги, но и преувеличивает книжный инвентарь и результаты в сжатии.
Неточная информация управления, приводящая к неправильным принятым решениям.
Если продажи в кредит или платежи отправлены к счетам клиентов неправильно, Вы рискуете терять ценных клиентов.
Как трудный это должно установить систему хороших внутренних средств управления в Вашем магазине? Это не требует, чтобы чрезмерное количество дополнительной работы и время поместило хороший их в место. Много средств управления очень легко установлены с только изменениями младшего к существующим процедурам. Самая твердая часть фактически идентифицирует все области, где внутренние средства управления недостают. В то время как владелец магазина - человек, самый знакомый с операциями магазина, много раз это берет обзор розничного специалиста, чтобы идентифицировать области, где внутренние средства управления необходимы.
Если Вы задаетесь вопросом, адекватны ли Ваши внутренние средства управления, следующее - осуществление выборки нескольких общих процедур контроля и почему они важны.
Если рукописные коммерческие промахи используются, они должны быть пронумерованы, и все числа должны составляться в офисе. Это помогает препятствовать тому, чтобы служащие разрушили промахи продаж за наличные и присвоили деньги. Это также помогает предотвратить погрешность продаж, инвентарь и дебиторская задолженность делают запись из-за неуместного или потеряли коммерческие промахи.
Все передачи товаров от одного магазина до другого должны быть зарегистрированы, используя пронумерованные, документы передачи с 4 сгибами. Одну копию документа передачи немедленно посылают в офис. Одна копия сохранена в магазине посылки, одну копию посылает почта в другой магазин. Другую копию посылают с товарами в магазин получения. Магазин получения использует документ передачи, чтобы гарантировать, что они получили все товары. Как только они закончили, одну копию документа получения посылают в офис, где это подобрано с первой копией. Это гарантирует, что все передачи составляются и зарегистрированы должным образом.
Наличные возмещения должны всегда быть сделкой с двумя людьми, с менеджером магазина, являющимся вторым человеком. Потребуйте, чтобы подпись клиента, адрес и телефонный номер на наличном промахе возмещения проверили, что они получили наличные деньги. Кто-то в офисе должен развить по возвращениям клиента с телефоном
призовите к клиенту, чтобы удостовериться, что клиента хорошо рассматривали в магазине, когда они сделали свое возвращение. Это также служит, чтобы утвердить факт, что возвращение было фактически сделано. Потребуйте, чтобы копия клиента оригинального коммерческого промаха была присоединена к наличному промаху возмещения. Инициативные воры в магазинах, как было известно, попытались получить наличное возмещение, возвращая украденные товары. Кроме того, если клиент хочет возмещение для товаров, заплаченных за чеком, чек на возвращаемую сумму должен быть отправлен по почте после того, как достаточное количество времени протекло, чтобы гарантировать, что чек клиента не будет возвращен к Вам банком.
Чеки никогда не должны подписываться, если вся сопроводительная документация не там; тогда эта документация должна быть "отменена" в небольшом количестве манеры, таким образом это не может использоваться за другой чек. Это - также хорошее время, чтобы проверить на скидки, которые не были взяты или на записки кредита, которые не вычитались.
Каждый находится, в котором служащие могут достигнуть воровства в оптовых количествах, находится в области получения. Чтобы препятствовать тому, чтобы служащие вставили коробки товаров с пустыми коробками от получения, таким образом они могут вынуть это для сообщника, чтобы поднять позже, держите область хлама отдельной от других областей в получении, таким образом менеджер магазина может легко проверить хлам в любое время. Вы могли также потребовать, чтобы пустые коробки были сломаны так, никакие товары не могут быть скрыты в них. Ясные полиэтиленовые пакеты должны использоваться, чтобы собрать хлам.
Если Вы используете компьютеризированную рекордную систему хранения, гарантируете, что пароли используются везде, где приспособлено, чтобы предотвратить неправомочных людей от сознательно или неосторожно изменяющиеся данные. Раздраженный служащий мог преднамеренно саботировать отчеты компании или изменить их баланс в дебиторской задолженности.
Как розничный продавец, Вы должны быть очень заинтересованными наличием хороших внутренних средств управления в месте, чтобы охранять Ваши активы (наличные деньги и товары) и гарантировать, что отчеты компании правильны. Как только внутренние средства управления находятся в шагах места, должен быть взят, чтобы гарантировать, что все процедуры сопровождаются всегда.
Национальная Розничная Федерация издает руководство, названное "Внутреннее Контрольное Руководство", которое может быть полезным в определении слабых областей Вашей компании. Если у Вас нет времени или склонности сделать это непосредственно, искать внешнюю помощь. Это будет хорошо стоить потраченные деньги.
Если Вы не инвестируете время и деньги, чтобы настроить хорошие внутренние средства управления теперь, то Вы будете платить за это позже в форме воровства, служащими или другими, и неточной, вводящей в заблуждение информацией управления.